[office专题]使用Office 2007前需要做的准备工作

独孤飘零

　　也许，你并不打算从现在使用的Office应用程序转换到微软新近推出的2007 Office系统。不过这些未免有些一相情愿，因为有人可能会使用Office 2007的新<a href="http://searchwhatis.techtarget.com.cn/searchwhatis/203/1949203.shtml" target="_blank">XML</a>文件格式向你发送邮件。如果你的公司正在部署Office 2007的话，那么属于Office 2003的设置和文件都要迁移到Office 2007上，也许这看似很容易，也许很难，或许根本就不可能。<br /><b>　　Office 2003向2007过渡</b><br />　　现在，微软的更新站点已经用户准备好了Word、Excel和PowerPoint 2007文件格式的兼容升级包，并可提供下载和安装。该升级包可让用户使用先前的Office版本以Office 2007系统的XML格式打开、操作和保存文件：Word的docx格式、Excel的xlsx格式、PowerPoint的.pptx格式。大家可以浏览微软的下载中心手动去下载和安装该兼容升级包，文件大小为27MB，下载的话大概需要几分钟。<br /><b>　　转换到Office 2007需注意什么</b><br />　　在你进行升级之前,一定要对你的数据进行备份,其中包括你的定制模板和字体。备份好了以后，再插入Office 2007光盘，然后在安装的界面上选择“升级先前的版本”，如果你删除Office 2003的话，就选择“移除所有先前的版本”，但也要保留你的设置，例如，Word的用户词典、Excel的用户菜单和Outlook的.pst文件。<br />　　如果你点击保持所有先前的版本，也可以实现，但Outlook除外，因为你只能在电脑系统中有一个Outlook程序。如果要保留Outlook 2003，你就点击安装选择图标和设置微软Office Outlook不可通用。如果是要安装Outlook 2007取代之前的Outlook 2003，就选择“移除接下来的应用程序”，然后再点击微软Office Outlook框。<br /><b>　　重新创建你的定制</b><br />　　在Office 2003中，你可以轻松地定制你的菜单和工具栏，但在Office 2007应用程序上，要进行定制并不是那么简单。虽说快速访问工具栏的位置相当明显，但要对界面菜单进行重新安排却并不容易，因为这样做的话，就等于要重写XML代码。<br />　　不过不要失望，你所自定义的Office 2003菜单和工具栏不会出现在Office 2007的插入图标中。自定义菜单将会出现在图标的菜单命令组中，你会在适当命名的自定义工具栏中找到你自定义的工具栏。如果你想迁移的命令比较少，就可以把这些命令都放入到快速访问工具栏中。如果你决定创建个性的工具栏图标，可以浏览MDSN来获得微软的用法说明，或是购买售价为30美元的RibbonCustomizer。<br /><b>　　简单文件共享</b><br />　　2007版本的Word、Excel和PowerPoint都可以读取从Offices 97到2003先前版本的任何数据文件，且能以Offices的新XML格式来保存先前版本的文件。如果要在2007版本中打开旧版文件，可以点击Offices按键，选择“转换”，然后点击“确定”。不过最终的趋势是新文件取代旧文件。如果当你保留旧文件的同时，来创建一个XML版本的话，可以点击“保存”，然后选择适当的XML文件类型。<br />　　现在，要把旧文件转换成2007的XML格式，最简单的方式就是使用微软的Office Migration Planning Manager，它提供了一致的自定义设置，从而简化了软件升级和配置方面的需求。另外，它还可以完成对所有Microsoft Office system文件的统计工作，同时还可以确定文件属性。<br />　　如果要在Office 97到2003版本的格式中保存Office 2007文件也比较简单，例如，点击Office按键，再选择“以Word 97-2003文件的格式进行保存”。不过这里大家要主要的是，如果这样进行保存的话，在Office 2007中出现的一些新特性将在旧版Office中消失，或是隐藏这些文件。如果要获得细节的话，可以点击Office按键，再选择“准备”，之后运行兼容性就可以了。<br />　　如果你的顾客坚持要安装Office 2003，或是其他更老Office版本的话，你可以对Word、Exce和 PowerPoint 2007进行设置，以避免文件共享问题的存在。例如，在Excel 2007中，点击Office按键，选择Excel选项，选择位于左边的“保存”，在“以这种格式进行保存”下选择Excel 97-2003 Workbook (*.xls)。<br /><b>　　Office 2007的新界面</b><br />　　虽说Office 2007的新界面相当不错，但是我们似乎可以把它变得更加完美，例如可以在在快速访问工具栏添加喜欢的命令、学习导航字母、使工具条最小化和选择更多的命令，这些实现起来都相当简单。